Оформлення закордонного паспорта особі, яка досягла 16-річного віку здійснюється на підставі заяви-анкети, поданої нею особисто.
При цьому оформлення закордонного паспорта особі, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною здійснюється на підставі заяви-анкети піклувальника або іншого законного представника.
До заяви додаються:
попередній закордонний паспорт, який підлягає обміну (якщо паспорт оформлюється не вперше) + копія 1-ї сторінки;
внутрішній паспорт у вигляді книжечки або ID-карти + копія (у разі неможливості подати внутрішній паспорт подається свідоцтво про народження) + копія;
документ, що підтверджує постійне проживання або тимчасове перебування за кордоном + копія;
документ, що підтверджує реєстрацію місця проживання за кордоном (Meldebescheingung).
довідка про реєстрацію місця проживання в Україні + копія;
довідка про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП; за наявності) + копія.
у разі оформлення закордонного паспорта замість втраченого/викраденого до заяви додається документ (протокол, довідка тощо), виданий компетентним органом держави, в якій було втрачено або викрадено паспорт, що підтверджує факт звернення власника з приводу його втрати або викрадення. Такий документ подається без легалізації та перекладу українською мовою
У разі оформлення паспорта у зв'язку зі зміною персональних даних (прізвища та/або імені) до заяви додається документ, що підтверджує таку зміну (свідоцтво про шлюб, про розірвання шлюбу, рішення суду тощо). При цьому оформленню закордонного паспорта на нове прізвище та/або ім’я має передувати переоформлення внутрішнього паспорта (ID-картки).
У разі коли заявникові раніше не оформлювався документ, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України та/або надає право на виїзд з України і в’їзд в Україну, за умови оформлення паспорта для виїзду за кордон вперше, подається довідка про реєстрацію особи громадянином України (за винятком випадків, коли батьки особи на момент її народження були громадянами України).