Оформлення закордонного паспорта особі, яка досягла 16-річного віку здійснюється на підставі заяви-анкети (формується консульською посадовою особою при оформленні паспорта), підписаної нею особисто.

УВАГА! Особа, яка досягла 16-річного віку САМОСТІЙНО має взяти запис у системі е-Консул.

До заяви (zayava-pguvk.docx) додаються наступні документи (оригінал+КОПІЯ):

• попередній закордонний паспорт, який підлягає обміну (якщо паспорт оформлюється не вперше)+ копія. До паспорта докладаються лише копії сторінок з персональними даними, штампом «Постійне проживання. Німеччина» та сторінки з консульським обліком, відміткою про продовження терміну дії паспорта (за наявності таких відміток у паспорті). Також подаються всі наявні у особи закордонні паспорти, в т.ч. і протерміновані + копії;
• внутрішній паспорт у вигляді книжечки або ID-карти (особи, які мають штамп « Постійне проживання» у разі неможливості подати внутрішній паспорт подають свідоцтво про народження)+ копія.  До паспорта докладаються лише копії сторінок з відмітками.
• документ, що підтверджує постійне проживання або тимчасове перебування за кордоном+ копія;
• документ, що підтверджує реєстрацію місця проживання за кордоном (Meldebescheinigung)+ копія;
• інформацію про задеклароване/зареєстроване місце проживання, зняте із задекларованого/зареєстрованого місця проживання або про відсутність таких відомостей, довідка про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи (за наявності - витяг з реєстру територіальної громади (можна отримати в "Дії" у розділі "Сервіси" ----> "Довідки та витяги", або паспорт громадянина України зразка 1994 року + копія;
• довідка про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) (за наявності)+ копія;
• у разі оформлення закордонного паспорта замість втраченого/викраденого до заяви додається документ (протокол, довідка тощо), виданий компетентним органом держави, в якій було втрачено або викрадено паспорт, що підтверджує факт звернення власника з приводу його втрати або викрадення. Такий документ подається без легалізації та перекладу українською мовою.
• для осіб чоловічої статі, віком від 18 років до 60 років мати при собі ОБОВ’ЯЗКОВО роздрукований витяг з РЕЗЕРВ+ з оновленими даними та QR-кодом не старше ніж 72 години до прийому.

У разі втрати або викрадення попереднього паспорта до заяви додається документ (протокол, довідка тощо), виданий компетентним органом держави, в якій було втрачено або викрадено паспорт, що підтверджує факт звернення власника з приводу його втрати або викрадення. Такий документ подається без легалізації та перекладу українською мовою.

У разі оформлення паспорта у зв'язку зі зміною персональних даних (прізвища та/або імені) до заяви додається документ, що підтверджує таку зміну (свідоцтво про шлюб, про розірвання шлюбу, рішення суду тощо). Якщо такий документ було видано компетентними органами іноземної країни, тоді на цьому документі має бути проставлений штамп "Apostille" + зроблений переклад на українську мову, на якому також проставляється штамп "Apostille". УВАГА! Оформленню закордонного паспорта на нове прізвище та/або ім’я має передувати оформлення «внутрішнього» паспорта (ID-картки).

У разі коли заявникові раніше не оформлювався документ, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України та/або надає право на виїзд з України і в’їзд в Україну, за умови оформлення паспорта для виїзду за кордон вперше, подається довідка про реєстрацію особи громадянином України (за винятком випадків, коли батьки особи на момент її народження були громадянами України).

Консульський збір за оформлення паспорта громадянина України для виїзду за кордон становить 120 євро. У разі наявності оригіналу українського посвідчення про інвалідність 1 або 2 групи, або посвідчення особи, постраждалої від катастрофи на ЧАЕС (1 та 2 категорії), консульський збір не стягується. У такому випадку, заявник сплачує лише збір за автоматизовану обробку персональних даних, що становить 37 євро.